Un forum ouvert ? Pourquoi pas !

On m’a récemment sollicité pour accompagner un organisme de formation pour l’organisation d’un forum ouvert. La proposition n’a pas été retenue mais comme la démarche me semble intéressante, je vous partage les éléments repérés.

1 – Un forum ouvert qu’est-ce que c’est ?

Le forum ouvert est un outil d’intelligence collective s’appuyant sur 4 principes :

  1. Les personnes qui se présentent sont les bonnes,
  2. Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver,
  3. Ça commence quand ça commence !
  4. Quand c’est fini, c’est fini !

A ces principes, s’ajoute une loi de mobilité : si je ne suis ni en train d’apprendre, ni de contribuer, je dois passer à autre chose !

Enfin, vous ne participerez pas à un forum ouvert sans entendre parler des animaux totems :

  • les papillons, qui prennent une pause ou réfléchissent,
  • les abeilles, qui butinent et font circuler les idées de groupe en groupe
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abeille et papillon

Si vous voulez avoir une idée de ce à quoi peut ressembler une telle rencontre, cette vidéo des Colibris est très explicite.

2 – Quel est l’intérêt d’un tel forum ouvert ?

Cet ensemble de règles et de principes définit un cadre de liberté pour faciliter l’émergence d’idées, que ce soit pour répondre à un problème donné ou proposer des idées de projets à développer.

 Le cadre impose des contraintes sur la forme de l’événement :

  • Les lois qui régissent le fonctionnement ;
  • Les horaires et l’enchaînement des différentes étapes du forum ;
  • Les lieux dédiés à chaque étape : la place des marchés, la salle des nouvelles, le grand journal ;
  • Les rôles particuliers : hôte, animateur/facilitateur, rapporteurs.

La liberté est laissée sur le fond des échanges :

  • Les participants s’inscrivent de façon volontaire ;
  • La définition de l’ordre du jour est réalisée par les participants ;
  • La répartition dans les ateliers est libre, en fonction des centres d’intérêts ou affinités ;
  • Le choix des idées approfondies est laissé à la communauté des participants.

Les fruits d’un tel événement sont plus nombreux que les idées qui émergent. En effet, le processus mis en œuvre permet de :

  • Développer le leadership des participants : esprit d’initiative, animation de groupe, écoute, collaboration, …
  • Générer une dynamique collaborative autour de projets fédérateurs ;
  • Engager les participants dans le devenir de leur organisme de formation.
  • Initier les participants aux deux étapes de l’innovation : la phase divergente avec l’émergence des idées qui s’appuie sur la créativité des participants et la phase convergente où l’on filtre les idées en s’appuyant sur leur esprit critique.

3 – La facilitation du forum : une mission plus large que le seul jour du forum

a) Avant le forum

Pour que le forum soit fluide et se déroule dans de bonnes conditions, il est important d’anticiper le plus possible tout son déroulement.

La partie logistique est bien détaillée dans différents guides, par exemple celui proposé par Colibris. L’animateur accompagne et coordonne le travail de l’équipe d’organisation pour assurer un déroulement fluide du forum : attribution des rôles, définition des emplacements, planification des étapes de la journée, …

Le contenu des échanges ne peut pas être défini, il est par contre important d’imaginer quelles idées pourraient émerger pour s’assurer que l’équipe de direction est prête à les soutenir. De plus, identifier ces possibilités en amont facilite l’animation, l’organisation des ateliers et permet une synthèse ‘en direct’ plus aisée.

b) Pendant le forum

Presque toute l’organisation logistique est présentée dans le document de Colibris. Il manque cependant la gestion du grand groupe, l’organisation temporelle et le calage des différents temps de la journée :

Comment passer des propositions d’atelier à un planning ?

L’anticipation des idées (comme ébauché ci-dessus) facilite la répartition des différentes propositions afin d’offrir, à chaque rotation, un panel d’ateliers le plus large possible.

Ce temps peut se réaliser en 15’ en commençant par classer les propositions par catégorie prédéfinie puis en les répartissant dans l’agenda, en faisant attention à ne pas mettre sur le même créneau horaire 2 propositions émanant de la même personne.

Selon le nombre de propositions et le matériel prévu, on peut envisager 2 ou 3 rotations d’ateliers.

Comment gérer les temps de synthèse dans la salle des nouvelles ? 

L’association Colibris propose des documents supports pour ce temps. Si les conditions sont biens réunies, on peut compter que le temps de synthèse peut se dérouler en 20’ entre l’entrée d’une personne en salle de synthèse et l’affichage de la fiche sur le grand journal.

Pendant ce temps, les autres participants profitent d’une pause pour échanger de façon informelle.

Il est très préférable qu’une personne ne soit rapporteur qu’une seule fois dans la journée.

Comment choisir les idées qui sont retenues pour être approfondies ?

Pour passer de la phase de divergence à celle de convergence, il faut sélectionner les projets qui seront spécifiquement étudiés. L’usage de gommettes apposées sur les synthèses d’atelier permet de voter rapidement et de façon ludique (reste à définir combien de gommettes sont données à chaque participant).

Une proposition d’organisation

Un agenda possible avec 3 rotations créatives pourrait s’organiser comme ci-dessous. Rien n’est figé et l’ensemble est à retravailler avec l’équipe organisatrice pour intégrer toutes les contraintes.

horaire organisation activité
9h30-10h Grand cercle Accueil de l’hôte (5’),
Présentation des principes par le facilitateur (5’),
Construction de l’ordre du jour (5’+ 15’ organisation des rotations)
10h-11h10 Ateliers 1ère rotation ‘divergence’
Échanges (45’)
Salle des nouvelles puis affichage (20’)
Battement (5’)
11h10-12h20 Ateliers 2ème rotation ‘divergence’
Échanges (45’)
Salle des nouvelles puis affichage (20’)
Battement (5’)
12h20-13h20  Repas
13h20-14h30 Ateliers 3ème rotation ‘divergence’
Échanges (45’)
Salle des nouvelles puis affichage (20’)
Battement (5’)
14h30-15h Grand cercle Présentation synthétique des ateliers
1’ par atelier : titre + 3 piliers (ou verbes d’action, à définir)
15h-15h10 Face au Grand journal Vote des participants pour les idées à approfondir (avec des gommettes par exemple)
15h10-16h20 Ateliers rotation ‘convergence’
Échanges (45’)
Salle des nouvelles puis affichage (20’)
Battement (5’)
16h20-16h40 Grand cercle Synthèse des ateliers
16h40-16h45 Grand cercle Sur quel(s) projet(s) serais-je prêt à m’investir ? (réponse personnelle sur papier, relevé tout de suite)
16h45-17h Grand cercle Cercle de clôture : impressions sur la journée (et les propositions qui en sont sorties) en un mot par chaque participant

c) Après le forum

Quelques projets auront été approfondis lors de la phase de convergence du forum ouvert ; cela ne veut pas dire que le travail est fini. Il est essentiel que la direction porte et accompagne ces projets qui auront éclos lors du forum.

D’autres projets n’auront pas été plus étudiés, cela ne veut pas dire qu’il faille les oublier. L’animateur, accompagné de l’équipe organisatrice, proposera une synthèse des échanges pour faire ressortir les ‘signaux faibles’ qui sont riches d’enseignement pour l’avenir et seront peut-être utiles pour les projets de demain (pistes de projets, ressources, contacts, partenaires, points de vigilance, …).

Ouf ! Voilà une bonne journée qui ne s’est jamais passée, mais qui m’a quand même beaucoup appris ! Et vous alors, maintenant, ça vous dit un forum ouvert ?

Crédit image : abeille et paillon CC0 https://pixabay.com/fr/fleur-du-soleil-abeilles-papillon-238852/

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